Izdajanje računov za samozaposlene

Image by rawpixel.com on Freepik

Ko samozaposleni izda račun, mora biti ta sestavljen v skladu z zakonskimi zahtevami. Račun mora vsebovati ključne elemente, ki zagotavljajo preglednost in pravilnost transakcije. V nadaljevanju so predstavljeni osnovni elementi, ki jih mora račun vsebovati.

Osnovni podatki izdajatelja in prejemnika

Račun mora vključevati podatke tako o izdajatelju kot o prejemniku računa:

• Naziv in naslov izdajatelja: ime in priimek samozaposlene osebe, naslov prebivališča ter davčna številka.
• Naziv in naslov prejemnika (če gre za pravno osebo): ime podjetja, naslov sedeža in davčna številka prejemnika računa.

Identifikacijski podatki računa

• Številka računa: Vsak račun mora imeti unikatno številko, ki omogoča njegovo identifikacijo.
• Datum izdaje računa: Datum, ko je bil račun izdan, ter po potrebi ločeno datum opravljene storitve ali dobave blaga, če se razlikuje od datuma izdaje.

Podrobnosti o storitvi ali blagu

Račun mora vključevati podroben opis opravljene storitve ali dobave blaga, skupaj s količino in ceno na enoto (npr. urna postavka pri storitvah).

Finančni elementi

• Skupna cena: Znesek za opravljeno storitev ali dobavo blaga, brez davka.
• DDV: Če je samozaposleni zavezanec za DDV, mora biti jasno naveden znesek DDV in skupna cena z davkom ali izjava o oprostitvi DDV.

Plačilni pogoji

Račun mora vključevati:

• Način plačila (npr. nakazilo na TRR).
• Rok plačila in morebitne druge plačilne pogoje.

TRR in druge opombe

• TRR in naziv banke: Transakcijski račun (TRR) samozaposlenega ter naziv banke.
• Opombe: Morebitne dodatne informacije, kot so popusti ali sklic na predhodne dogovore.

Podpis

Čeprav podpis ni zakonsko obvezen, se lahko na račun doda kot dodatna oblika verifikacije.

Račun, če samozaposleni ni zavezanec za DDV

Ko samozaposleni, ki ni zavezanec za DDV, izda račun pravni osebi, ki je davčni zavezanec, mora račun vsebovati vse zgoraj navedene elemente, skupaj z izjavo o oprostitvi DDV.

• Izjava o oprostitvi DDV: Na računu mora biti jasno navedeno, da izdajatelj ni davčni zavezanec. Običajna formulacija je:
  "Na podlagi 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) izdajatelj računa ni zavezanec za obračun DDV."

Vse ostale postavke, kot so številka računa, datum izdaje, opis storitev in plačilni pogoji, ostanejo nespremenjene.

Izdajanje računov v tujino in posebnosti glede DDV

Za samozaposlene, ki poslujejo s tujino, velja nekaj posebnih pravil, predvsem če izdajajo račune davčnim zavezancem v državah članicah EU. Samozaposleni, ki ni zavezanec za DDV, se mora v tem primeru registrirati kot atipični DDV zavezanec.

Postopek vključuje:

• Pridobitev ID številke za DDV s pomočjo obrazca DDV-P2.
• Mesečno poročanje z obrazcema DDV-O in RP-O.

Na računih, ki so izdani davčnim zavezancem znotraj EU, mora biti davčna številka normiranca zapisana s predpono "SI", neobdavčitev pa mora biti obrazložena z navedbo:
"DDV ni obračunan po 1. odst. 25. člena ZDDV-1."

Poslovanje s fizičnimi osebami v tujini

Pri izdajah računov fizičnim osebam v tujini se šteje, da je bila storitev opravljena v Sloveniji, zato so računi enaki kot tisti, ki so izdani domačim strankam. Razlika je le v tem, da je račun preveden v tuj jezik.

Pomembno je tudi vedeti, da se računi, izdani davčnim zavezancem v tujino, ne upoštevajo pri mejah prometa za vstop v sistem DDV (50.000 €), medtem ko se računi izdani fizičnim osebam štejejo v ta prag.

Skladnost z Zakonom o javni rabi slovenščine

Zaradi določb Zakona o javni rabi slovenščine (ZJRS) in Zakona o varstvu potrošnikov (ZVPot) morajo vsi računi, ki jih podjetja izdajajo v tujih jezikih, biti shranjeni tudi v slovenski različici, če gre za poslovanje znotraj Republike Slovenije.

Vzorec računa za pravno osebo v slovenščini in angleščini

Primer računa za navadne normirance v slovenskem jeziku.

Prenesi vzorec

Primer računa za atipične ddv zavezance v angleškem jeziku.

Prenesi vzorec